menu_WAR_vienkiemsatportlet_INSTANCE_hKWBd2nFDgz3
Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc nhằm nâng cao hiệu quả công tác Tổ chức cán bộ VKSND thành phố Đà Nẵng
Đăng ngày 06-02-2015 17:12
Thực hiện Quy chế tạm thời về tổ chức và hoạt động của Hội đồng sáng kiến và chỉ đạo của Viện trưởng VKSND thành phố, Ban biên tập trang tin điện tử sẽ đăng các đề tài sáng kiến, giải pháp công tác đã được Hội đồng sáng kiến của VKSND thành phố công nhận năm 2014 để bạn đọc tham khảo, trao đổi và góp ý cho các tác giả tiếp tục hoàn thiện trong thời gian tới. Dưới đây là đề tài " Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc nhằm nâng cao hiệu quả công tác Tổ chức cán bộ Viện kiểm sát nhân dân thành phố Đà Nẵng".

LỜI MỞ ĐẦU

 

Hưởng ứng các phong trào thi đua do ngành và địa phương phát động, trong đó có phong trào thi đua xây dựng người cán bộ, công chức “Trung thành, sáng tạo, tận tuỵ, gương mẫu”; tiếp tục đẩy mạnh việc "Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh về phong cách quần chúng, dân chủ, nêu gương"; Cuộc vận động xây dựng đội ngũ cán bộ, kiểm sát viên “Vững về chính trị, giỏi về nghiệp vụ, tinh thông về pháp luật, công tâm và bản lĩnh; kỷ cương và trách nhiệm”,ngay từ đầu nămchúng tôi chọn đề tài " Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc nhằm nâng cao  hiệu quả công tác Tổ chức cán bộ Viện kiểm sát nhân dân thành phố Đà Nẵng".

Phạm vi của đề tài: Nhằm cải tiến phương pháp làm việc của Phòng Tổ chức cán bộ nhằm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Xây dựng Chương trình, kế hoạch công tác và các báo cáo chuyên đề về công tác tổ chức, cán bộ; các văn bản hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân thành phố thực hiện các quy định về công tác tổ chức, cán bộ;

- Xây dựng các văn bản về tổ chức bộ máy; công tác tuyển dụng công chức; luân chuyển, điều động cán bộ; đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý và các chức danh pháp lý;

- Thực hiện các chính sách, chế độ về lương, bảo hiểm xã hội, thâm niên nghề, phụ cấp nghề, nghỉ hưu, thôi việc ... bảo đảm quyền lợi của cán bộ, công chức theo quy định của Nhà nước và của Ngành;

- Xây dựng Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo chuyên đề và các văn bản khác của Ban Cán sự đảng;

- Tiếp nhận văn bản đến, quản lý văn bản đi và hồ sơ lưu trữ của phòng;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng Phòng phân công.

 

I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI CẢI TIẾN PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC

Trên cơ sở các nhiệm vụ được giao nêu trên, với trách nhiệm là công chức  thuộc quyền quản lý trực tiếp của lãnh đạo Phòng, tôi có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về cách thức tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, giải quyết các công việc có liên quan đến nhiệm vụ được giao và trình lãnh đạo Phòng xem xét trước khi trình lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân (VKSND) thành phố quyết định. Tuy nhiên, để hoàn thành nhiệm vụ, trong quá trình giải quyết công việc tôi phải thực hiện nhiều thao tác, theo một quy trình nhất định: từ khâu tiếp nhận, xử lý văn bản đến, nghiên cứu, tham mưu đề xuất giải quyết công việc đến khâu soạn thảo văn bản trình lãnh đạo Phòng xem xét, báo cáo lãnh đạo Viện quyết định và phát hành văn bản đi, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ công tác tổ chức, yêu cầu trước hết, quan trọng và xuyên suốt là phải thường xuyên nghiên cứu, nắm vững các Quy định của Đảng, Nhà nước, của Ngành liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ để vận dụng vào công tác chuyên môn hàng ngày, tổ chức giải quyết những công việc cụ thể đạt chất lượng. Qua việc nghiên cứu các văn bản, quy định của cấp trên, yêu cầu phải nắm vững nội dung các quy định trong các văn bản để làm căn cứ giải quyết công việc cụ thể hàng ngày. Ví dụ như, trong công tác tuyển dụng công chức, yêu cầu phải nghiên cứu các quy định của Nhà nước, của Ngành về lĩnh vực liên quan và trên cơ sở biên chế được giao, tình hình biên chế hiện có để  xây dựng Kế hoạch tuyển dụng ngay từ đầu năm; sau đó là việc theo dõi thực hiện Kế hoạch, chủ động đề xuất lãnh đạo Phòng tham mưu cho lãnh đạo Viện tổ chức việc tuyển dụng đảm bảo thời gian, số lượng và chất lượng. Phức tạp nhất là việc tổ chức thi tuyển công chức, phải đảm bảo đúng quy trình theo quy định của Viện trưởng VKSND tối cao, từ việc thông báo tuyển sinh, tiếp nhận hồ sơ dự tuyển, lập danh sách trình lãnh đạo cho ý kiến tổ chức sơ tuyển, định lịch thi, chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ tài liệu liên quan đến việc thi, coi thi, chấm thi, báo cáo kết quả thi tuyển. Kết thúc quy trình thi tuyển công chức việc ban hành Quyết định tuyển dụng và Quyết định phân công người hướng dẫn tập sự. Hay những văn bản quy định về tiêu chuẩn, điều kiện, quy trình thực hiện quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại các chức danh... đều là những căn cứ để thực hiện nhiệm vụ, buộc người công chức phải biết, phải hiểu và vận dụng để giải quyết công việc. Trong việc tham mưu xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác tổ chức cán bộ, muốn tham mưu đề xuất cho lãnh đạo đề ra những nội dung công tác sát với tình hình thực tế của địa phương, phù hợp với nhiệm vụ chính trị của Ngành, thì yêu cầu công chức phải nghiên cứu các Chỉ thị, Kế hoạch công tác của Viện trưởng VKSND tối cao, của Vụ Tổ chức cán bộ và cả Chương trình, Kế hoạch công tác năm của VKSND thành phố.

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ thuộc chức năng, trên cơ sở nhiệm vụ được phân công, tôi phải thường xuyên kiểm tra kế hoạch công tác, tham mưu cho lãnh đạo Phòng đề xuất với lãnh đạo Viện thực hiện kịp thời các nhiệm vụ có tính chất định kỳ, như: việc thực hiện chế độ nâng lương định kỳ, công tác đánh giá, phân loại công chức hàng năm; xây dựng các báo cáo định kỳ; hoặc theo thời điểm, như: chế độ phụ cấp thâm niên nghề, chế độ hưu trí, bảo hiểm... Để tham mưu giải quyết tốt các công việc cụ thể như vậy, yêu cầu công chức phải nắm vững những quy định để giải quyết công việc có căn cứ và đạt chất lượng.

Ngoài việc nắm vững những quy định của Nhà nước, của Ngành có liên quan đến chuyên môn, phải thường xuyên học tập, nâng cao kỹ năng tác nghiệp, như kỹ năng nghiên cứu, tổng hợp; cách thức nắm tình hình, thu nhận, xử lý thông tin và lưu trữ dữ liệu để sử dụng trong khi giải quyết một công việc cụ thể, như: việc xây dựng các Đề án về tổ chức, xây dựng báo cáo chuyên đề; kỹ năng soạn thảo văn bản, đảm bảo văn bản được phát hành đạt chất lượng cả về nội dung và hình thức; kỹ năng về quản lý và tổ chức thực hiện công việc đảm bảo khoa học, hiệu quả...

Xuất phát từ đặc điểm, tính chất của công tác tổ chức cán bộ, công việc nhiều, sự vụ, có lúc dồn dập, yêu cầu phải được hoàn thành cùng một lúc; cường độ làm việc cao, áp lực công việc lớn, đòi hỏi phải có sự sắp xếp, bố trí công việc hợp lý, khoa học mới có thể hoàn thành được nhiệm vụ.

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, công chức phải thường xuyên cải tiến, đổi mới phương pháp làm việc, đáp ứng với nhu cầu công tác được giao, không ngừng nâng cao hiệu quả công tác, do đó tôiđã đăng ký chọn đề tài: " Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc nhằm nâng cao  hiệu quả công tác Tổ chức cán bộ Viện kiểm sát nhân dân thành phố Đà Nẵng".

II. THỰC TRẠNG

1. Kết quả công tác

1.1.Xây dựng kế hoạch công tác:

Trên cơ sở nhiệm vụ của Phòng và những lĩnh vực công việc được phân công, ngay từ đầu năm, công chức đã chủ động rà soát và xây dựng một kế hoạch riêng để thực hiện nhiệm vụ được giao, phù hợp với yêu cầu về nội dung và thời gian theo kế hoạch chung của  Phòng, của cơ quan. Ví dụ: Đối với công việc đã có kế hoạch chung, như: Công tác tuyển sinh, theo Kế hoạch của cơ quan phải thực hiện vào quý III của năm; thực hiện chế độ nâng lương và công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại các chức danh pháp lý được thực hiện hai kỳ trong năm; công tác đánh giá công chức hàng năm được thực hiện vào cuối năm... Các công việc có tính chất không thường xuyên, như: việc bổ nhiệm mới chức vụ lãnh đạo, quản lý đáp ứng với nhu cầu công tác và phù hợp với chỉ đạo của lãnh đạo Viện. Việc thực hiện bổ nhiệm lại các chức vụ lãnh đạo quản lý thì được thực hiện theo nhiệm kỳ; thực hiện chế độ hưu trí, bảo hiểm, phụ cấp thâm niên nghề... được thực hiện thường xuyên phù hợp với thời gian tương ứng, khi đến kỳ hạn. Tất cả đều được hệ thống hóa, đánh dấu và ghi rõ thời gian thực hiện.

Trên cơ sở kế hoạch công tác của năm, công chức phải lựa chọn những công việc được thực hiện trong từng tháng và trong mỗi tháng công tác như vậy, chủ động báo cáo lãnh đạo Phòng cho tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày, sắp đặt các công việc cho đúng với yêu cầu về thời gian; những việc khó, việc chính, việc gấp phải làm trước và làm theo tuần tự; hoặc cũng có thể gộp một vài việc để cùng giải quyết, nhưng đều phải tuần thủ theo nguyên tắc: mọi việc đều phải thực hiện theo kế hoạch, ngày nào việc đó, việc ngày nay không để ngày mai; nếu hết giờ làm việc vẫn chưa hoàn thành thì phải cố gắng hoàn thành công việc mới nghỉ. Trước khi hết giờ làm việc mỗi ngày, tôi đều giành thời gian để sắp xếp lại công việc trong ngày, kiểm tra những công việc cần làm tiếp theo và chuẩn bị những công việc được thực hiện tiếp theo; chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cần giải quyết của ngày hôm sau. Trong thực hiện kế hoạch, phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánh dấu những công việc đã hoàn thành; bổ sung hoặc thay đổi công việc theo nhu cầu công tác đột xuất (tuy nhiên những công việc ổn định vẫn phải được thực hiện theo  kế hoạch đã đặt ra và đúng thời gian quy định). Qua đó, tránh được tình trạng bỏ sót, bỏ quên công việc và kịp thời tham mưu cho lãnh đạo giải quyết tốt những công việc đề ra theo kế hoạch.

2.2.Lưu trữ hồ sơ

Trong những năm qua, Phòng Tổ chức cán bộ đã nộp lưu toàn bộ tài liệu lưu trữ về công tác tổ chức, cán bộ của VKSND tỉnh Quảng Nam – Đà Nẵng từ năm 1975 – 1996 và của VKSND thành phố Đà Nẵng từ năm 1997 đến năm 2011, với tổng số 516 hồ sơ.

Trên cơ sở những hồ sơ tài liệu lưu trữ nêu trên, Phòng đã hoàn thành việc viết Lịch sử đơn vị hình thành phông lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân thành phố qua các thời kỳ và đã cung cấp tư liệu cho một số bài viết về quá trình hoạt động của VKSND thành phố qua các thời kỳ; về tổ chức của một số đơn vị trực thuộc. Đồng thời cũng đã phục vụ cho việc nghiên cứu tài liệu lưu trữ những thông tin có liên quan của một số cá nhân trong và ngoài cơ quan để làm đề tài tốt nghiệp các lớp đào tạo .  

2. Một số tồn tại

Bên cạnh những kết quả đã đạt được như nêu trên, trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao vẫn còn một số tồn tại, hạn chế đã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả công tác. Cụ thể như sau:

2.1.Do tính chất của công tác tổ chức, cán bộ của ngành ở địa phương: quản lý cán bộ, công chức, người lao động của cả hai cấp, với số lượng biên chế lớn; công tác tuyển dụng, điều động, luân chuyển cán bộ; dánh giá, quy hoạch, đào tạo, bổ nhiệm ... được thực hiện thường xuyên phù hợp với nhu cầu công tác. Nên trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến tổ chức bộ máy, đến cán bộ, công chức và người lao động đều phải được tổ chức thực hiện theo một quy trình nhất định do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và Viện trưởng VKSND tối cao quy định. Khối lượng văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, của nhà nước, của các cơ quan địa phương có liên quan gửi đến nhiều; và tương ứng với khối lượng văn bản đến là việc phát hành các văn bản đi của Viện trưởng VKSND thành phố, cùng với các văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Viện đã tạo ra một khối lượng công văn giấy tờ rất lớn. Cùng với khối lượng các văn bản có tính hướng dẫn, chỉ đạo được nghiên cứu, sử dụng thường xuyên, nhưng không được sắp xếp khoa học, khi cần sử dụng đã phải mất nhiều thời gian đến truy tìm, nên đã ảnh hưởng tiến độ và chất lượng giải quyết công việc.

2.2.Những văn bản của lãnh đạo Viện đã phát hành những thời gian trước đó mang nhiều thông tin về công tác cán bộ, như: số lượng biên chế, lao động hiện có, chất lượng, trình độ cán bộ; công tác quy hoạch, điều động, bổ nhiệm, đào tạo... không được thu thập, lưu trữ đầy đủ, thống kê cụ thể; một số tài liệu đã bị mất mát, thất lạc... cho nên khi cần đến số liệu để báo cáo tình hình hiện trạng của ngành ở địa phương (nhất là đối với các báo cáo chuyên đề) không được chính xác, ảnh hưởng đến chất lượng công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Viện.

2.3.Do khối lượng công việc phải thực hiện nhiều, nên khối lượng văn bản được sản sinh trong quá trình thực hiện công tác tổ chức, cán bộ rất lớn, khối lượng các file tài liệu điện tử được lưu trữ trên máy tính cá nhân rất nhiều, không khóa học, khi cần thiết truy tìm file tài liệu đã tồn nhiều công sức, có những lúc không tìm thấy tài liệu, ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của cá nhân.

2.4.Trên cơ sở các nhiệm vụ được giao, tuy đã chủ động xây dựng kế hoạch thực hiện, nhưng có thời điểm nhiều công việc đột xuất do lãnh đạo phân công và yêu cầu phải hoàn thành trong thời gian sớm nhất, nên đã có lúc lúng túng, thiếu bình tĩnh để xử lý tình huống, chưa chủ động sử dụng thời gian để giải quyết công việc được giao. Chính vì vậy, có những lúc tinh thần căng thẳng đã tạo nên cảm giác mệt mỏi, chán nản, khó hoàn thành nhiệm vụ...

III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC

Để khắc phục tồn tại nêu trên, tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cán bộ, chúng tôi thấy cần phải có  một số giải pháp sau đây:

3.1. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

Trước hết là việc sắp xếp tài liệu trên máy vi tính cá nhân: Những file tài liệu được tôi lưu trữ ổn định trong một ổ đĩa nhất định - Ổ đĩa D (phòng khi có sự cố về máy tính) và chia làm hai phần: Phần soạn thảo văn bản trên Word và phần Excel để thống kê số liệu. Trong mỗi phần như vậy, tôi đã thiết lập hệ thống thư mục lưu trữ phù hợp, thuận tiện truy xuất khi cần thiết. Trong từng thư mục, tôi lại tổ chức thành các tệp dữ liệu và mỗi một tệp dữ liệu được phân nhỏ thành các thư mục con; trong mỗi thư mục con là những file tài liệu có nội dung liên quan đến tên gọi của các thư mục. Việc sắp xếp các thư mục đó được thực hiện như sau: Văn bản được lưu giữ trong các Thư mục với các tên gọi cụ thể như: "Ban Cán sự", "Báo cáo", "Bổ nhiệm", "Tuyển dụng", "Quy hoạch", "Lương và phụ cấp", "Đào tạo", "Điều động"... Tùy theo số lượng tài liệu của từng lĩnh vực nêu trên, các file tài liệu được lưu trữ vào các Thư mục nhỏ hơn, ví dụ: Trong "Tuyển dụng" có "Thi tuyển", "Tiếp nhận"...; hoặc trong "Bổ nhiệm", có bổ nhiệm "Kiểm sát viên", bổ nhiệm "Kiểm tra viên", bổ nhiệm các chức danh "Lãnh đạo, quản lý"... Cách sắp xếp tài liệu này đã giúp cho tôi truy xuất thông tin kịp thời khi cần thiết; thuận tiện hơn trong soạn thảo văn bản, đảm bảo nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm nhiều thời gian. Những file tài liệu điện tử lưu trữ trên máy tính còn có tác dụng như một mẫu điển hóa văn bản để sử dụng khi soạn thảo một văn bản có nội dung tương tự; khi đó chỉ cần xem xét, thay đổi một số nội dung là có thể hoàn thiện một văn bản mới một cách nhanh chóng (có thể chỉ cần 05 phút, thay vì soạn thảo mới phải mất từ 15 đến 20 phút). Ví dụ như: trong xây dựng một báo cáo định kỳ; trong việc soạn thảo một Quyết định về điều động, về nâng lương, về bổ nhiệm; ghi chép một Biên bản; thực hiện các biểu mẫu trong bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, trong đánh giá công chức hàng năm; các biểu mẫu trong tổ chức thi tuyển công chức... Hiệu quả của mẫu điển hóa văn bản của các file điện tử còn có tác dụng giúp tôi thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, hiệu quả. Cụ thể như trong thống kê văn bản của hồ sơ lưu trữ về công tác đánh giá công chức; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại; nâng lương... Trong những hồ sơ này có nhiều dạng tài liệu tương tự nhau, có nội dung lặp đi lặp lại; chỉ cần sửa đổi thời gian phát hành văn bản; thời gian và họ tên người được bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, được nâng lương là xong, không phải thực hiện các thao tác ghi lại tên tác giả và toàn bộ dòng trích yếu nội dung của văn bản... Nếu thực hiện thống kê mới toàn bộ văn bản lưu trong hồ sơ sẽ mất rất nhiều thời gian, nhất là đối với những hồ sơ có số lượng tài liệu nhiều. 

Để tiết kiệm được một phần không gian ổ đĩa và khắc phục tình trạng không gian máy tính bị chiếm dụng nhiều, làm cho máy tính hoạt động ngày càng chậm chạp, bởi nhiều file tài liệu hoặc những tệp tin chỉ có tác dụng tham khảo khi đang giải quyết công việc, nay công việc đã hoàn thành hoặc là những bản thảo nay đã có bản chính thức..., thì việc "dọn rác" máy tính để loại bỏ những file tài liệu không còn giá trị là việc được thực hiện thường xuyên. Nhờ đó đã giúp cho việc tìm kiếm và mở file dữ liệu ít tốn nhiều thời gian, làm cho máy tính hoạt động nhanh hơn, tiết kiệm thời gian chờ máy khởi động.

 3.2. Sắp xếp tài liệu khoa học, làm tốt công tác lưu trữ hồ sơ

Sắp xếp tài liệu khoa học cũng là biện pháp tốt giúp cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời, không mất thời gian trong việc truy tìm tài liệu, truy tìm công việc.

Việc sắp xếp tài liệu trên bàn làm việc không kém phần quan trọng. Không đơn giản khi nghĩ rằng, tài liệu giải quyết xong chỉ việc đưa vào cặp, tủ là xong. Nếu toàn bộ những hồ sơ, tài liệu đó được sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định thì khi cần đến sẽ không phải mất thời gian để tìm kiếm. Những văn bản của Đảng, Nhà nước, của ngành chứa đựng những quy định liên quan đến công tác tổ chức cán bộ được sử dụng lâu dài, ngoài văn bản chính được lưu trong hồ sơ giải quyết công việc hiện hành, cần photo một bản để lập thành tập tài liệu chuyên đề theo từng lĩnh vực cụ thể để tra tìm thuận tiện khi sử dụng làm căn cứ giải quyết những công việc có liên quan. Ví dụ như: Tập tài liệu về chế độ nâng lương thường xuyên; tập tài liệu về tuyển dụng, quản lý và sử dụng công chức; tập tài liệu về thực hiện chế độ hưu trí; tập tài liệu quy định về chi tiêu nội bộ và phân loại công chức hưởng thu nhập hàng năm...

Những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong, được thu thập đầy đủ, sắp xếp theo một trình tự nhất định, lưu giữ riêng theo từng công việc cụ thể và đưa vào bảo quản trong giá, tủ. Đối với những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết hoặc chưa giải quyết cũng được đưa vào bìa, cặp, có ghi tóm tắt nội dung công việc ra ngoài bìa, cặp và được sắp xếp trên bàn làm việc theo tuần tự thời gian giải quyết công việc, để thuận tiện cho việc theo dõi giải quyết công việc hàng ngày. Thói quen ngăn nắp, gọn gàng đã giúp cho tôi tiết kiệm được nhiều thời gian, sức lực khi làm việc, và quan trọng là tránh được việc bỏ sót, bỏ quên công việc. Việc sắp xếp tài liệu khoa học như nêu trên còn giúp thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu, không mất nhiều thời gian trong việc truy tìm, thu thập tài liệu sau một năm công tác phải nộp lưu trữ. Khi đến hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan chỉ cần kiểm tra, sắp xếp lại theo trình tự thời gian hoặc trình tự giải quyết công việc và thống kê tài liệu trong hồ sơ là hoàn thành việc lập hồ sơ. Chính vì vậy mà toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cá nhân và của Phòng từ nhiều năm trước đến nay đã được thu thập, chỉnh lý, sắp xếp, thống kê và hệ thống hóa, lập mục lục hồ sơ, mục lục văn bản nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

Nhờ việc chỉnh lý, sắp xếp tài liệu khoa học như trên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu lưu trữ khi cần thiết, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày của cá nhân, của phòng được nhanh chóng, kịp thời.

3.3.Xây dựng hệ thống biểu mẫu số liệu phục vụ cho công tác tổ chức cán bộ

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, xuất phát từ nhu cầu công việc mỗi khi phải làm báo cáo định kỳ hoặc báo cáo chuyên đề thì đều phải tổng hợp các số liệu liên quan đến công tác tổ chức, số lượng và chất lượng cán bộ, chúng ta cần thiết lập và xây dựng hệ thống biểu mẫu thống kê số liệu về công tác tổ chức, cán bộ trong Excel. Hệ thống biểu mẫu này được bổ sung thường xuyên, kịp thời các dữ liệu có liên quan, đã cung cấp kịp thời, chính xác nhu cầu nắm số liệu phục vụ cho việc xây dựng các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề của lãnh đạo Viện, Ban Cán sự đảng, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo VKSND thành phố, lãnh đạo Phòng.

Do các đơn vị tổ chức thuộc Ngành, nhiều đơn vị có tên gọi dài, khó nhớ, dễ bị sai tên gọi khi soạn thảo một văn bản có nội dung liên quan, nên cần lập bản Danh mục tên các đơn vị trực thuộc VKSND thành phố để khi soạn thảo văn bản có sử dụng tên đơn vị tổ chức thì chỉ cần dùng lệnh copy và dán là xong, không phải mất thời gian đánh máy lại và đảm bảo nhanh chóng, chính xác đúng tên gọi.

Danh sách cán bộ, công chức (được theo dõi hàng tháng theo đơn vị tổ chức). Danh sách này giúp cho việc nắm được số lượng công chức của từng đơn vị; ngày, tháng, năm sinh, ngày vào Ngành, ngày vào đảng, hệ số lượng hiện hưởng, thời gian tập sự của mỗi công chức... Qua đó đã phục vụ cho việc quản lý, theo dõi số lượng công chức theo từng đơn vị tổ chức, nhu cầu khi thực hiện việc phân bổ biên chế,  điều động cán bộ công chức, thực hiện bổ nhiệm vào ngạch công chức được kịp thời, đúng thời gian quy định hoặc khi lãnh đạo cần biết nhanh những thông tin cơ bản của một công chức ...

Nội dung Bảng thống kê chất lượng cán bộ, công chức được thể hiện đầy đủ thông tin về: chức danh, chức vụ, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mỗi cán bộ, công chức ở từng cấp hoặc của toàn thể cán bộ, công chức của mỗi cấp, phục vụ cho công tác thống kê chất lượng cán bộ. Qua đó giúp cho việc nắm được số lượng công chức ở từng chức danh, chức vụ; số lượng công chức có trình độ chuyên môn, trình độ chính trị; số lượng đảng viên của cả hai cấp và mỗi cấp...

Nội dung bản Danh sách Kiểm sát viên hai cấp, Kiểm tra viên; trong đó thể hiện rõ chức danh, thời gian bổ nhiệm của từng cá nhân, đã cung cấp đầy đủ về số lượng Kiểm sát viên, Kiểm tra viên mỗi cấp, phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch bổ nhiệm; thực hiện việc bổ nhiệm lại và thực hiện chính sách thâm niên nghề kịp thời, đúng chế độ; không bỏ quên, bỏ sót người được hưởng chế độ.

Bảng thống kê theo dõi việc nâng bậc lương hàng năm có tác dụng nắm được nhanh chóng số lượng người được nâng lương thường xuyên hàng năm, tránh được sai, sót trong thực hiện chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức và người lao động...

Danh sách cán bộ được bổ nhiệm, điều động, đào tạo, nghỉ việc ... trong năm, phục vụ tốt cho việc xây dựng các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề...

3.4 Chủ động sử dụng thời gian, tập trung làm việc và tạo tâm trạng hứng khởi khi làm việc

  Xây dựng kế hoạch, thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh, bổ sung kế hoạch một cách phù hợp đã giúp tôi hoàn toàn làm chủ được thời gian, chủ động giải quyết mọi công việc một cách thông suốt và hiệu quả.

Để chủ động hoàn thành các công việc theo kế hoạch dài hạn trong năm, như: nâng lương thường xuyên, bổ nhiệm lại các chức danh... tôi đã tranh thủ những lúc rảnh rỗi trước thời điểm phải thực hiện các công việc này để thực hiện những thao tác có thể làm trước hoặc sơ lược quy trình thực hiện một công việc cụ thể; nắm số lượng, lập danh sách công chức được bổ nhiệm lại, nâng lương, hưởng thâm niên, hưu trí trong năm hoặc có thể dự thảo trước các Quyết định nâng lương... Sau đó, khi gần đến thời điểm hoàn thành công việc thì chỉ việc hoàn chỉnh văn bản, trình lãnh đạo cho ý kiến quyết định và kết thúc công việc. Khi soạn thảo một Báo cáo chuyên đề lớn, trong lúc chờ báo cáo của các đơn vị trực thuộc, tôi đã chủ động nghiên cứu tài liệu, văn bản hướng dẫn, thu thập thông tin, số liệu có liên quan và xây dựng đề cương báo cáo cần soạn thảo để khi có đầy đủ số liệu, thông tin của các đơn vị thì thực hiện việc tổng hợp, hoàn chỉnh báo cáo theo đề cương... Chủ động giải quyết những công việc như vậy, không những giúp cho tôi thoát khỏi áp lực công việc, tâm trạng căng thẳng và cả sự lúng túng khi phải thực hiện nhiều công việc một lúc; đồng thời đã giúp cho tôi làm chủ được thời gian, kèm theo đó là chất lượng giải quyết công việc được nâng cao hơn và hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, cũng có lúc do yêu cầu công tác phải hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc (cả công việc đột xuất) thì yếu tố quan trọng lúc này là phải bình tĩnh, tư duy để sắp xếp công việc, xem xét việc nào nên làm trước, việc nào làm sau đó và thực hiện xử lý công việc theo tuần tự, ưu tiên những việc khẩn, thực sự quan trọng và tập trung cao độ cả về trí lực và thời gian để hoàn thành, đảm bảo nhanh chóng, chất lượng. Nếu mọi cố gắng vẫn không hoàn thành công việc theo yêu cầu thì phải làm thêm giờ hoặc xin hỗ trợ của đồng nghiệp phụ giúp một phần, như: in ấn, phát hành, chuyển giao tài liệu hoặc chuyển giao bớt một số nhiệm vụ cho công chức khác khi được lãnh đạo phòng chấp nhận.

Mỗi buổi sáng làm việc là thời điểm minh mẫn nhất trong này, nên tôi thường dành thời điểm này để giải quyết những công việc có tính chất phức tạp, khó hơn; ví dụ như việc nghiên cứu các văn bản quy định mới để đề xuất hướng giải quyết với lãnh đạo hoặc dự thảo một Đề án, Chương trình, Kế hoạch công tác lớn, các báo cáo chuyên đề ...

Khi làm việc cần luôn tập trung cao độ vào công việc, không phân tán tư tưởng, suy nghĩ vào những việc khác và tập cho mình một thói quen làm việc có tính kỷ luật, chăm chỉ, cần cù để hiệu quả công việc đạt được tốt hơn. Và cùng nhờ đó mà tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức; tránh sự lãng phí vào những việc không cần thiết, mà thay vào đó là sự nỗ lực làm việc.

Mỗi khi hoàn thành xong một công việc đạt chất lượng tốt, trôi chảy, không bị vướng mắc đã tạo cho chúng ta một cảm giác vui sướng, sự sảng khoái, dễ chịu sau mọi sự cố gắng đã được đền đáp xứng đáng. Đó còn là phần thưởng lớn nhất do chính mình tự thưởng, tạo nên một hứng thú mới, niềm say mê để quên hết mệt mỏi và tiếp tục thực hiện một sự khởi nguồn mới. Tuy nhiên, cũng có lúc cơ thể mệt mỏi, công việc bị ứ đọng, thì cảm giác chán nản, mất hứng thú làm việc lại xâm lấn. Lúc đó lại phải đi tìm một cảm giác mới, tự thưởng cho mình bằng cách lướt nhanh các thông tin trên Trang thông tin điện tử của ngành, trên Internet (nhưng tuyệt đối không được xa đà – đây là nguyên tắc). Hoặc là thực hiện việc kiểm tra các thư mục, file điện tử trên máy tính cá nhân, làm một nhiệm vụ là "dọn rác"; hay cũng có thể tìm một công việc dễ, đơn giản có thể được hoàn thành một cách nhanh chóng; hoặc tệ hơn là bỏ đó mà đi lang thang trong cơ quan, chăm sóc một cây cảnh... để giúp cho việc lấy lại sự thăng bằng, giảm bớt mệt mỏi, làm cho tinh thần sảng khoái để tiếp tục làm việc.

Thường xuyên rèn luyện thân thể, có phong cách sống lành mạnh, tích cực tham gia các hoạt động phong trào của cơ quan, đoàn thể và các hoạt động xã hội, từ thiện, cũng giúp chúng ta loại bỏ được thói hư, tật xấu, tư tưởng thiếu tích cực và giúp cho việc nâng cao sức khỏe, trí lực để làm việc được bền bỉ hơn; nhất là khi tuổi đời đã lớn và càng cần thiết hơn khi cường độ công việc đòi hỏi ngày càng cao hơn.

KẾT LUẬN

Những  giải pháp cải tiến phương pháp làm việc nêu trên đã được tôi thực hiện trong nhiều năm qua và thường xuyên được cải tiến bổ sung phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ được giao. Để đảm đương khối lượng công việc tương đối lớn và nhu cầu phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Phòng và lãnh đạo Viện cần có phương pháp làm việc phù hợp để hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao.

Mỗi người đều có một phương pháp, một cách làm việc khác nhau. Nhưng dù bằng cách này hay cách khác thì nhân tố bản thân vẫn là điều quan trọng nhất đối với sự thành công của bạn. Có một phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, chúng ta sẽ thành công hơn trong công việc cũng như trong cuộc sống. Từ kinh nghiệm của bản thân, tôi mạnh dạn trình bày một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc tổ chức thực hiện công việc của mình để cùng được trao đổi và tham khảo./.

  Người thực hiện

Lê Thị Bắc

Phòng Tổ chức cán bộ