05:13 ICT Thứ bảy, 25/11/2017
Công minh, chính trực, khách quan, thận trọng, khiêm tốn !

Danh sách bài viết

Trang chủ » Công nghệ thông tin » Công nghệ thông tin

Nâng cao kỹ năng soạn thảo và lưu trữ văn bản

Thứ hai - 06/07/2015 21:15
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, đã đem lại bước ngoặt có tính cách mạng trong công tác Văn thư, lưu trữ.

Thiết bị công nghệ thông tin không chỉ nâng cao hiệu quả trong soạn thảo văn bản mà nó còn giúp cho việc lưu trữ và tra cứu văn bản được dễ dàng hơn; với các thiết bị lưu trữ nhỏ gọn (ổ cứng HD, USB, SD, SSD...) nhưng có dung lượng lưu trữ hàng triệu văn bản, vừa dễ bảo quản, vừa không chiếm nhiều diện tích như cách lưu trữ truyền thống.

Mặc dù vậy, nhưng không phải ai cũng biết tận dụng hết những tiện ích mà  công nghệ thông tin đem lại, có thể do các nguyên nhân sau:

- Phần mềm soạn thảo văn bản thường xuyên được nâng cấp, người sử dụng không cập nhật kịp thời nên không tận dụng được những tính năng mới;

- Phần lớn các phần mềm soạn thảo văn bản đều sử dụng bằng tiếng Anh, nên người sử dụng không hiểu hết được nội dung;

- Người sử dụng máy vi tính tự học, nên không nắm vững các kiến thức cơ bản;

Các phần mềm soạn thảo văn bản (chủ yếu là phần mềm Word trong Microsoft Office) có rất nhiều tính năng, trong phạm vi bài viết này, chúng tôi chỉ đề cập đến một số thủ thuật căn bản, giúp nâng cao kỹ năng soạn thảo và lưu trữ văn bản.

* Về soạn thảo văn bản:

Trước hết, để “tăng tốc” trong quá trình soạn thảo văn bản, bạn phải nhớ (thuộc lòng) các phím tắt dưới đây, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian:

Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản:

Ctrl + O Mở tài liệu; 

Ctrl + N Tạo mới một tài liệu; 

Ctrl + S Lưu tài liệu; 

Ctrl + C Sao chép văn bản ;

Ctrl + X Cắt nội dung đang chọn; 

Ctrl + V Dán văn bản;

Ctrl + F Bật hộp thoại tìm kiếm; 

Ctrl + H Bật hộp thoại thay thế;

Ctrl + P Bật hộp thoại in ấn;

Ctrl + Z Hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh cuối cùng; 

Ctrl + Y Phục hồi hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl + Z; 

Ctrl + F4 , Ctrl + W, Alt + F4 Đóng văn bản, đóng cửa sổ Ms Word.

Các phím định dạng văn bản:

Ctrl + U Định dạng gạch chân dưới dòng chữ;

Ctrl + D Mở hộp thoại định dạng font chữ;

Ctrl + B Định dạng chữ đậm;

Ctrl + I Định dạng chữ nghiêng.

Phím căn lề đoạn văn bản:

Ctrl + E Căn giữa đoạn văn bản;

Ctrl + J Căn đều đoạn văn bản;

Ctrl + L Căn trái đoạn văn bản;

Ctrl + R Căn phải đoạn văn bản;

Ctrl + M Định dạng thụt đầu dòng;

Ctrl + Shift + M Xóa định dạng thụt đầu dòng; 

Ctrl + T Thụt dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản;

Ctrl + Shift + T Xóa định dạng thụt dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản; 

Ctrl + Q Xóa định dạng canh lề đoạn văn bản.

Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới:

Ctrl + Shift + = Tạo chỉ số trên (m­3);

Ctrl + = Tạo chỉ số dưới (H2).

Chọn đối tượng văn bản bằng phím Shift và Phím mũi tên:

Shift + < Cọn một ký tự phía trước;

Shift + > Chọn một ký tự phía sau; 

Ctrl + Shift + > Chọn một từ phía sau; 

Ctrl + Shift + < Chọn một từ phía trước; 

Shift + * Chọn một hàng phía trên; 

Shift + (Mũi tên xuống) chọn một hàng phía dưới. 

Ctrl + A Chọn tất cả đối tượng, văn bản, slide tùy vị trí con trỏ đang đứng.

Xóa văn bản hoặc các đối tượng:

Backspace (>) Xóa một ký tự phía trước;

Delete Xóa một ký tự phía sau con trỏ hoặc các đối tượng đang chọn;

Ctrl + Backspace (<) Xóa một từ phía trước;

Ctrl + Delete Xóa một từ phía sau.

Di chuyển:

Ctrl + Mũi tên Di chuyển qua 1 ký tự;

Ctrl + Home Về đầu văn bản;

Ctrl + End Về vị trí cuối cùng trong văn bản;

Ctrl + Shift + Home Chọn từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản;

Ctrl + Shift + End Chọn từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản.

Sao chép định dạng:

Ctrl + Shift + C Sao chép định dạng vùng dữ liệu đang có định dạng cần sao chép;

Ctrl + Shift + V Dán định định dạng đã sao chép vào vùng dữ liệu đang chọn.

Menu & Toolbars:

Tab Di chuyển đến mục chọn, nhóm chọn tiếp theo; 

Shift + Tab Di chuyển đến mục chọn, nhóm chọn phía trước; 

Ctrl + Tab Di chuyển qua thẻ tiếp theo trong hộp thoại; 

Shift + Tab Di chuyển tới thẻ phía trước trong hộp thoại; 

Alt + Ký Tự gạch chân chọn hoặc bỏ chọn mục chọn đó; 

Alt + Mũi tên xuống Hiển thị danh sách của danh sách sổ; 

Enter Chọn 1 giá trị trong danh sách sổ; 

ESC Tắt nội dung của danh sách sổ.

Các phím F:

F1 trợ giúp; 

F2 di chuyển văn bản hoặc hình ảnh. (Chọn hình ảnh, nhấn F2, kích chuột vào nơi đến, nhấn Enter;

F3 chèn chữ tự động (tương ứng với menu Insert - AutoText);

F4 lặp lại hành động gần nhất; 

F5 thực hiện lệnh Goto (tương ứng với menu Edit - Goto) ;

F6 di chuyển đến panel hoặc frame kế tiếp; 

F7 thực hiện lệnh kiểm tra chính tả (tương ứng menu Tools - Spellings and Grammars);

F8 mở rộng vùng chọn; 

F9 cập nhật cho những trường đang chọn; 

F10 kích hoạt thanh thực đơn lệnh; 

F11 di chuyển đến trường kế tiếp; 

F12 thực hiện lệnh lưu với tên khác (tương ứng menu File - Save As...).

Kết hợp Shift + các phím F:

Shift + F1 hiển thị con trỏ trợ giúp trực tiếp trên các đối tượng; 

Shift + F2 sao chép nhanh văn bản; 

Shift + F3 chuyển đổi kiểu ký tự hoa - thường; 

Shift + F4 lặp lại hành động của lệnh Find, Goto; 

Shift + F5 di chuyển đến vị trí có sự thay đổi mới nhất trong văn bản; 

Shift + F6 di chuyển đến panel hoặc frame liền kề phía trước; 

Shift + F7 thực hiện lệnh tìm từ đồng nghĩa (tương ứng menu Tools - Thesaurus); 

Shift + F8 rút gọn vùng chọn; 

Shift + F9 chuyển đổi qua lại giữ đoạn mã và kết quả của một trường trong văn bản; 

Shift + F10 hiển thị thực đơn ngữ cảnh (tương ứng với kích phải trên các đối tượng trong văn bản); 

Shift + F11 di chuyển đến trường liền kề phía trước; 

Shift + F12 thực hiện lệnh lưu tài liệu (tương ứng với File - Save hoặc tổ hợp Ctrl + S).

Kết hợp Ctrl + các phím F:

Ctrl + F2 thực hiện lệnh xem trước khi in (tương ứng File - Print Preview);

Ctrl + F3 cắt một Spike; 

Ctrl + F4 đóng cửa sổ văn bản (không làm đóng cửa sổ Ms Word); 

Ctrl + F5 phục hồi kích cỡ của cửa sổ văn bản; 

Ctrl + F6 di chuyển đến cửa sổ văn bản kế tiếp; 

Ctrl + F7 thực hiện lệnh di chuyển trên menu hệ thống; 

Ctrl + F8 thực hiện lệnh thay đổi kích thước cửa sổ trên menu hệ thống;

Ctrl + F9 chèn thêm một trường trống; 

Ctrl + F10 phóng to cửa sổ văn bản; 

Ctrl + F11 khóa một trường;

Ctrl + F12 thực hiện lệnh mở văn bản (tương ứng File - Open hoặc tổ hợp Ctrl + O).

Kết hợp Ctrl + Shift + các phím F:

Ctrl + Shift +F3 chèn nội dung cho Spike; 

Ctrl + Shift + F5 chỉnh sửa một đánh dấu (bookmark;);

Ctrl + Shift + F6 di chuyển đến cửa sổ văn bản phía trước; 

Ctrl + Shift + F7 cập nhật văn bản từ những tài liệu nguồn đã liên kết;

Ctrl + Shift + F8 mở rộng vùng chọn và khối; 

Ctrl + Shift + F9 ngắt liên kết đến một trường; 

Ctrl + Shift + F10 kích hoạt thanh thước kẻ; 

Ctrl + Shift + F11 mở khóa một trường; 

Ctrl + Shift + F12 thực hiện lệnh in (tương ứng File - Print hoặc tổ hợp phím Ctrl + P).

Kết hợp Alt + các phím F:

Alt + F1 di chuyển đến trường kế tiếp; 

Alt + F3 tạo một từ tự động cho từ đang chọn; 

Alt + F4 thoát khỏi Ms Word; 

Alt + F5 phục hồi kích cỡ cửa sổ; 

Alt + F7 tìm những lỗi chính tả và ngữ pháp tiếp theo trong văn bản; 

Alt + F8 chạy một marco;

Alt + F9 chuyển đổi giữa mã lệnh và kết quả của tất cả các trường;

Alt + F10 phóng to cửa sổ của Ms Word; 

Alt + F11 hiển thị cửa sổ lệnh Visual Basic.

Kết hợp Alt + Shift + các phím F:

Alt + Shift + F1 di chuyển đến trường phía trước;

Alt + Shift + F2 thực hiện lệnh lưu văn bản (tương ứng Ctrl + S);

Alt + Shift + F9 chạy lệnh GotoButton hoặc MarcoButton từ kết quả của những trường trong văn bản;

Alt + Shift + F11 hiển thị mã lệnh.

Kết hợp Alt + Ctrl + các phím F:

Ctrl + Alt + F1 hiển thị thông tin hệ thống;

Ctrl + Alt + F2 thực hiện lệnh mở văn bản (tương ứng Ctrl + O).

Các phím tắt làm việc với bảng biểu:

Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô kế tiếp. Hoặc tạo 1 dòng mới nếu đang đứng ở ô cuối cùng của bảng; 

Shift + Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô liền kế trước nó; 

Nhấn giữ phím Shift + các phím mũi tên để chọn nội dung của các ô; 

Ctrl + Shift + F8 + Các phím mũi tên mở rộng vùng chọn theo từng khối; 

Shift + F8 giảm kích thước vùng chọn theo từng khối; 

Ctrl + 5 (khi đèn Num Lock tắt) chọn nội dung cho toàn bộ bảng; 

Alt + Home về ô đầu tiên của dòng hiện tại; 

Alt + End về ô cuối cùng của dòng hiện tại; 

Alt + Page up về ô đầu tiên của cột; 

Alt + Page down về ô cuối cùng của cột; 

Mũi tên lên Lên trên một dòng; 

Mũi tên xuống xuống dưới một dòng.

Trong các phím tắt trên, tùy theo công việc của mình, bạn có thể chỉ cần nhớ những phím tắt mà bạn thường xuyên sử dụng.

* Sử dụng tính năng gõ tắt trong soạn thảo văn bản:

Có nhiều cách sử dụng tính năng gõ tắt, sau đây là 02 cách thông dụng:

- Sử dụng tính năng gõ tắt trong phần mềm tiếng việt (Unikey hoặc Vietkey).

Đối với phần mềm Unikey:

Kích hoạt tính năng gõ tắt bằng cách mở chương trình Unikey, chọn thẻ Mở rộng. Sau đó đánh dấu vào mục cho phép gõ tắt. Chọn xong đóng  chương trình để lưu lại thay đổi.

Sau đó, để bắt đầu gán từ gõ tắt đầu tiên bạn click chuột phải vào biểu tượng chữ V và chọn Soạn bảng gõ tắt.

Sau đó hộp thoại Macro Definition hiện ra, bạn nhập từ khoá cần gán vào ô Thay thế, từ gõ tắt vào ô Bởi.

Ví dụ gán “dl” cho từ “Đắk Lắk”. Nhập xong bạn ấn “lưu” để Unikey thực hiện lệnh gõ tắt.

Lưu ý: Từ thay thế là phải là các chữ cái không dấu hoặc số.

Để sử dụng phím tắt trong phần mềm Unikey, đòi hỏi bạn phải nhớ được các từ viết tắt, như:

PT=Phát triển;

NN= Nhà nước;

VN=Việt Nam;

NG=Ngoại giao;

DT= Dân trí;

VK= Viện kiểm sát...

Các từ gõ tắt phải là các từ thông dụng, trong quá trình soạn thảo bạn thường gặp như tên địa danh, tên cơ quan (CưMgar; Krông Păc, Viện kiểm sát..) hoặc các từ chuyên môn ( hình sự, dân sự, thống kê...).

Trường hợp bạn muốn gõ 1 dấu trắng sau cụm gõ tắt là “dl” mà không muốn “dl” bị đổi thành “Đắk Lắk” thì giữ phím Shift trước khi gõ Space (dấu cách).

Cách gõ tắt trên đây trong phần mềm Unikey đã giúp bạn giảm bớt được khá nhiều thời gian, nếu bạn nhớ được nhiều chữ viết tắt. Tuy nhiên có một tính năng gõ tắt khác giúp bạn có thể gán cả một cụm từ với nhiều ký tự (tùy theo ý muốn của bạn), mà không gò bó trong một cụm từ dưới 3 ký tự như cách gõ tắt trong Unikey.

Để sử dụng tính năng này, trước hết bạn phải xác định những cụm từ nào mà bạn thường xuyên sử dụng để sử dụng phím tắt cho hiệu quả, ví dụ cụm từ: Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Đắk Lắk; Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an tỉnh Đắk Lắk; Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam… thay bằng phải viết cả một cụm từ dài thì ta chỉ cần gõ phím tắt, sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian.

Sau đây là cách sử dụng phím gõ tắt nói trên:

Bước 1: Chọn cụm từ gõ tắt, bằng cách bôi đen;

Bước 2: Chọn Tools trên thanh công cụ;

Bước 03: Tiếp tục chọn  mục AutoCorrect Options…  khi xuất hiện hộp thoại, ta điền chữ viết tắt vào ô Replace (nơi con trỏ nhấp nháy), ví dụ: Điền ký tự viết tắt (vkst) thay cho cụm từ “Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Đắk Lắk”, sau đó  nhấn nút (Add) và nhấn tiếp (OK) để hoàn tất; từ đây, khi soạn thảo văn bản, thay bằng phải viết cả cụm từ (Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Đắk Lắk) thì bạn chỉ cần gõ tắt (vkst) rồi gõ dấu cách (Space).

* Cách lưu văn bản:

Thông thường, bất cứ ai biết soạn thảo văn bản thì đều biết lưu (Save) văn bản. Tuy nhiên, biết lưu văn bản là một việc, còn lưu như thế nào để khỏi bị mất dữ liệu và để dễ tra cứu thì không phải ai cũng thành thạo.

Sau đây là một số kinh nghiệm lưu trữ văn bản:

- Nếu chúng ta làm việc trong môi trường điện áp không ổn định (lúc có, lúc tắt; lúc mạnh, lúc yếu) làm cho máy bị treo hoặc bị tắt bất ngờ do mất điện, trong khi chưa kịp lưu (Save) văn bản, sẽ dẫn đến văn bản bị mất do chưa kịp lưu. Để khắc phục tình trạng này, bạn nên thiết lập thời gian tự động lưu trữ văn bản bằng thao tác dưới đây:

Nhấp vào Tools trên thanh công cụ/ chọn Options…, khi hộp thoại xuất hiện bạn chọn vào thẻ Save/ chọn mục AutoRecover info every và thiết lập thời gian để tự động lưu trữ, ví dụ: thiết lập 5 phút, rồi nhấn OK để xác nhận thay đổi. Từ đây, trong quá trình soạn thảo văn bản, cứ 5 phút máy lại tự động lưu, trong trường hợp bị treo máy hoặc mất điện thì văn bản của bạn không bị xóa.

* Sắp xếp việc lưu trữ sao cho không bị mất dữ liệu và dễ tra cứu:

Thông thường, văn bản được lưu trữ mặc định và ổ đĩa cứng trong máy vi tính (Hard Disk Drive, viết tắt là: HDD) Trong ổ đĩa cứng người ta chia ra thành từng vùng (phân vùng C, D, E…). Trong phần mềm Word, dữ liệu được lưu trữ mặc định trong (Mydocuments) là thư mục đặc biệt, tại ổ C, dùng để lưu trữ dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, ổ C là ổ đĩa được cài đặt chương trình (hệ điều hành), mỗi khi chương trình này bị lỗi thì thông thường phải formathoặc cài đặt lại, vì vậy dữ liệu lưu trữ trong ổ C sẽ bị mất, do đó bạn cần tạo thư mục lưu trữ trong ổ đĩa khác, không phải là ổ C (thường là ổ D).

Để văn bản được lưu trữ một cách “ngăn nắp”; dễ tra cứu, ta phải sắp xếp trong cây thư mục, sao cho có đầy đủ các thư mục con như:

Trong thư mục My documents, ta lưu trữ theo từng năm (để dễ tra cứu) trong năm đó chia tiếp thành các thư mục con như: Báo cáo, kiến nghị, kháng nghị, công văn, cáo trạng, luận tội…trong mỗi mục như vậy ta có thể tiếp tục chia ra các thư mục: Báo cáo chuyên đề, báo cáo tháng, báo cáo qúy, báo cáo tiên tương, báo cáo thỉnh thị… ví dụ:

Trong My documents, ta chia ra:

Báo cáo:

Báo cáo tháng;

Báo cáo quý;

Báo cáo Năm;

Báo cáo tiên tương;

Báo cáo thỉnh thị…

Công văn:

Công văn liên ngành;

Công văn nội bộ;

Rút kinh nghiệm;

Hướng dẫn.

Kiến nghị:

Kiến nghị hình sự;

Kiến nghị dân sự;

Kiến nghị phòng ngừa tội phạm.

Khi lưu trữ các tập tin (văn bản) ta lưu trữ vào đúng vị trí trong cây thư mục; đồng thời khi đặt tên cho tập tin ta phải đánh số thứ tự và viết tắt tên văn bản để không bị lẫn lộn giữa văn bản lập trước với văn bản lập sau.

Trên đây là một vài thủ thuật, giúp cho các đồng nghiệp mới sử dụng máy vi tính có thêm kỹ năng soản thao và lưu trữ văn bản, góp phần nâng cao hiệu quả công tác của ngành./.

Trần Đông Giang

Tác giả bài viết: VH (Kiểm sát online)

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết
Từ khóa: n/a

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

 

cntt

Số truy cập

Đang truy cậpĐang truy cập : 60

Máy chủ tìm kiếm : 3

Khách viếng thăm : 57


Hôm nayHôm nay : 537

Tháng hiện tạiTháng hiện tại : 157194

Tổng lượt truy cậpTổng lượt truy cập : 9675865

Đăng nhập tin nội bộ

Website liên kết

Đại học kiểm sát
Tạp chí kiểm sát
báo bảo vệ pháp luật
Hộp thư điện tử
Quản lý án dân sự
Phần mềm quản lý án hình sự
thư viện pháp luật
VKS Quảng Nam
Viện kiểm sát tối cao
Truyền hình kiểm sát

Bình yên trên vùng đất mới