menu_WAR_vienkiemsatportlet_INSTANCE_hKWBd2nFDgz3
Hướng dẫn một số nội dung Số hóa hồ sơ
Đăng ngày 31-10-2019 08:03

Tiếp tục thực hiện Công văn số 636/VKSTC-C2 ngày 22/02/2019 của Viện KSND tối cao về việc Hướng dẫn số hóa hồ sơ. Viện kiểm sát nhân dân TP Đà Nẵng hướng dẫn một số nội dung Số hóa hồ sơ gồm: Xử lý cắt file PDF, chèn file PDF, file Word, chèn hình ảnh, chèn file âm thanh và file video vào 01 văn bản Word để phục vụ cho công tác lưu trữ điện tử, cũng như khai thác thông tin một cách dễ dàng phục vụ và công tác xét xử tại phiên tòa.

1. Xử lý cắt file đã scan (file PDF):

Sử dụng phần mềm Foxit reader vừa để đọc file PDF vừa sử dụng cắt file.

Mở file scan, sau đó vào File/Print phần, tại mục Printer/ Name: Chọn Foxit Reader PDF Printer

Tại tab Print Range; chọn các trang muốn cắt tại mục Pages, tại ví dụ này chọn cắt trang 1 đến trang 5 của 39 trang; chọn nút OK

Đặt tên file đã cắt và lưu vào thư mục phù hợp để sử dụng.

2. Hướng dẫn chèn các file PDF, Word và hình ảnh vào Word:

Mở file Word mới gõ các nội dung cần liên kết để trình chiếu. Việc liên kết đến các file PDF, Word và hình ảnh thực hiện tương tự như nhau.

Tại ví dụ này, hướng dẫn liên kết đến file PDF. Nội dung 1. Biên bản ghi lời khai BC1 cần liên kết đến biên bản ghi lời khai đã được scan.

Bôi đen nội dung cần liên kết, click chuột phải, chọn Hypelink

Chọn đường dẫn đến file cần liên kết, nhấn OK

Sau khi liên kết xong ta sẽ thấy nội dung ban đầu cần liên kết chuyển sang màu xanh đã thực hiện thành công thao tác liên kết. Khi di chuyển chuột vào thì hiện hướng dẫn Ctrl + click chuột sẽ trình chiếu văn bản (hay xuất văn bản đã được liên kết)

3. Hướng dẫn chèn file âm thanh, video vào Word

Mở file word (phiên bản 2010 trở lên), click chuột vào mũi tên như nhình. Vào More Commands

Vào Customize Ribbon, tích chọn mục Developer, nhấn Ok

Đặt con trỏ nháy vào vị trí cần chèn file âm thanh, video. Kích chọn menu Developer.

Tại mục Control kích chọn biểu tượng Legacy Tools/ Kích chọn biểu tượng More Controls, như hình sau:

Cửa số More Controls xuất hiện. Chọn mục Windows Media Player, kích chọn Ok.

Tại Menu Developer/ Controls  nhấn Properties.

Nhấn Custom, sau đó nhấn vào ô biểu tượng […]

Tại mục File Name or URL: Chọn đường dẫn đến file ghi âm hoặc file video cần chèn. Kích hủy bỏ mục Auto start.

Kích chọn OK.

Kích chọn menu Developer/Controls kích bỏ chọn mục Design Mode. (Tắt chế độ màu vàng của Design Mode)

Đến đây đã hoàn thành việc chèn file âm thanh, video vào Word, khi cần mở các file này chỉ cần click vào biểu tượng Play để mở.

 

Thanh Vân - TKTP

File đính kèm